Bestyrelsesmøde 26/9-2019

Referat af bestyrelsesmøde i Frederiksberg Lokalråd

Tid/Sted: torsdag 26. september 2019 ca. kl. 19.30 – 21.30 hos Tina, Thorsvej 36, Sorø  

Mødeleder: Tina                        Referent: Malene

Tilstedeværende: Tina, Susanne, Knud, Henning, Malene
Fraværende: Jørn-Ole (afbud)

Dagsorden:

1. Velkommen og Siden sidst
2. Godkendelse af dagsorden
3. Godkendelse af referat
4. Planlægning af cafemødet 10.10.
5. forslag til ny ansøgning fra udviklingspuljen. Forslag?
6. Økonomistatus
7. Årsmødet 2020
8. Eventuelt (herunder næste møde)

Bilag:
1: Kommunikationsplan

2: Annonce i Sorø Avis (kan Susanne eftersende til os alle det udkast hun har korrekturlæst?) – evt. eftersendt kopi af SN i næste uge, hvor annoncen går i..

Dagsordenspunkt	Konklusion	Ansvarlig	Deadline
Velkommen og siden sidst	Malene uddelte ”bobler” i anledning af sin Master i Professionel Kommunikation. Malene orienterede om picnicdagen den 31/8. Tina og Malene og Susanne orienterede om dialogmødet med Sorø Kommune den 8/9. Evt. høringsperiode på ca. 3 mdr. om mast opsat på Frederiksberg – som annonceret i dagspressen – er ikke meldt ud fra Sorø Kommune (Tina vil holde øje/følge op).		Intet beslutnings-punkt.
Godkendelse af dagsorden	Dagsorden godkendt.	Tina
Godkendelse af referat	Referat godkendt uden kommentarer. Referent for aftenens møde blev Malene, som udsender beslutningsreferat i sekretærens fravær 😊	Tina, Malene
Planlægning af cafemødet 10.10 m.v.	Vi gennemgik caféaftenens forløb. Lokalet er booket. Annonce kommer i SN Sorø Avis i næste uge. Vi skal se på opstilling af borde på skolen men i udgangspunktet er der et bestyrelsesmedlem som faciliterer per bord. Tine melder mødetidspunkt ud den 10/10. Malene køber ind. Vi har oplægsholdere klar (se liste). Vi skal kommunikere ud til interessenter (jf. kommunikationsplan). Tina er overordnet tovholder og vi andre i bestyrelsen påtager os arbejdsopgaver som påkrævet. Se kommunikationsplan.	Alle er med på selve aftenen, Tina er tovholder Susanne laver PR, Malene er indkøber	Tina har kontakten til Frederiksberg Skole, Susanne følger op på PR, alle gør aktivt PR via deling af infomateriale og likes f.eks. på FB. Se og kommenter udkast til fælles kommunikations-plan!
Opfølgende arbejdsgruppe om legeplads: vi vil nedsætte arbejdsgruppe som går videre ud fra de input vi modtager den 10.10.	Tina tovholder?	Første møde tænkes foreslået til 24/10 på Frederiksberg Skole
Forslag til ny ansøgning fra udviklingspuljen	Jf. punktet ovenfor – vi vil gerne forslå ny legeplads som projekt, og at der kommer med udgangspunkt i tidligere planer om legeplads et udvalg der kan se på en konkretisering – og evt. fondsansøgninger. Der kunne også komme et forslag fra cafémødet den 10/10 om nyt kulturhus hvor lokalrådet kunne være en del af en arbejdsgruppe – her kunne lokalhistorisk arkiv måske være aktiv drivende aktør??	Tina?	Deadline skal lige undersøges?
Økonomi	Økonomistatus. Malene gav en kort mundtlig økonomistatus (se evt. dagsorden fra tidligere møde hvor Økonomistatus kom i bilag). Særbevilling: Vi modtager 6000 kr. til cafémødet 10.10 fra Sorø Kommune og har også penge i kassen til arrangementet. Der skal indkøbes gavekurve og betales for annonce samt lidt formidlings-kontorartikler. Det kan klares indenfor budgettet – og særligt med særbevillingen kan vi gennemføre cafeaftenen.	Malene, Tina (kontakt til 8.c)	Malene køber 10 gavekurve og ekstra kontorartikler til 10.10 arrangementet og betaler annonce plus evt. opfølgende ”faktura” fra 8.c. for deres indsats
Årsmødet 2020	Vi satte datoen for årsmødet 2020 til torsdag 30/1 2020 hos Skotte & Stentoft på stationen – under forudsætning af, at de kan. Oplægs-/foredragsholder kunne være havekenderen Kristoffersen (navn?) og evt. lokal biavlerklub som 2. valg. (da vi jo er ”Vilde med naturen”) Vi melder dato for årsmøde ud når den er bekræftet – i medio november via hjemmeside og tidlig januar med annonce?	Tina	Skotte & Stentofte kontaktes rimeligt hurtigt så dato kan bekræftes. Foredragsholder tjekkes og inviteres i oktober/november. Annonce i Sorø Avis primo januar 2020.
Eventuelt	Vi satte datoen for årsmødet 2020 til 30. januar 2020 – med spisning kl. 18.00? Susanne følger op på ny hjemmesidedesign – bestyrelsen godkendte flytning til ny server med en årlig pris på ca. 600-700 kr. – vi skal bevise ejerskab over domænenavn for at vi kan flytte til ny server – Malene finder dokumentation frem.	Susanne,  Malene sender info om ejerskab af vores hjemmeside til Susanne (fakturabilag	-/-

Liste over oplægsholdere til caféaften 10/10:
1) borgmester Gert Petersen
2) udvalgsformand Jens Nygaard (jf. annonce)
3) Skotte & Stentofte (1 af dem kommer)
4) Louise Sjøbo som repræsentant fra Sorø Kommune (afbud fra erhvervschef)
5) Camilla
6) Pia fra Lokalhistorisk Arkiv
7) Frederiksberg Lokalråds Jørn-Ole med trafikoplæg
8) Kirsten eller Henrik om at være ny beboer på Frederiksberg
9) 8.c. eller elevråd fra Frederiksberg Skole som ”ungdommens stemme” (Tina følger op)
10) sidste repræsentant savner tilbagemelding (Tina følger op på navn – evt. Jeanette Olesen?)

Aktivitetsliste til kalenderen:

Fremtidens Frederiksberg 10/10 – 2019 på Frederiksberg Skole           

Vi har foreløbigt booket Multisalen på Frederiksberg Skole 10/10 2019.

Det er aftalt at 8.c. sælger kaffe/te/sodavand/kage etc. ved arrangementet. Vi giver dem et mindre finansielt tilskud dertil.

Vi har lavet aftale med 8 oplægsholdere. Vi mangler at høre tilbage fra én.

Malene indkøber 10 gavekurve (1 i børneudgave til 8c) fra SuperBrugsen til oplægsholderne, og ekstra tusser m.v. til formidlingen. Der er indtil videre indkøbt abesnot, flipoverpapir og whiteboardtusser.

Opfølgende udvalg (på ”legeplads” ved Frederiksberg plænen (tidl. omtalt som ”Frederiksberg torv” projektet) torsdag 24. oktober 2019 kl. 19.00 på Frederiksberg Skole
Vi vil have et mini-udvalg blandt ikke-arbejdsramte bestyrelsesmedlemmer – et udvalg som vi vil agitere for bliver nedsat men suppleret med dem som melder sig på cafémødet den 10/10 af interesserede lokale interessenter – har foreløbig startmøde 24. oktober kl. 19.00 på Frederiksberg Skole (Tina booker mødelokale).

Bestyrelsesmøde: tirsdag 12. november 2019 kl. 19.00 hos Henning (foreløbigt)

Årsmøde 2020: torsdag 30. januar 2020 kl. 18 – ca. 21.00 (Skotte & Stentoft, Sorø Station)

Dialogmøder med Sorø Kommune: se tid og sted fra sidste dialogmødes referat

Forskningens Døgn 2020 – i uge 17 2020 .. – følg igen i år med på www.forsk.dk

Bilag 1: Kommunikationsplan (udkast ud fra brainstorming):

Interessent	Opfølgning	Kanal	Ansvarlig	Deadline
Kommunens politikere	Inviteres til at komme til møde som særlige interessenter	Via byrådssekretariatet (Louise)	Tina
Grundejerforeninger lokalt omkring Frederiksberg	Invitation til at de kommer og deltager i mødet som aktive lyttere	Via e-mail (byrådssekretariatets Louise må have en liste som Tina kan få) eller personlig kontakt	Tina (de fleste grundejerforeninger), evt. Henning kan støve nogle nye op? (de to ”tvangs-foreninger”), Malene (Grundejerforeningen Tømrerparken 80-87)
Andre lokalråd (Lynge)	Orientering om vores arrangement – Lynge er velkommen på en lytter	Via e-mail / personlig kontakt	Tina
Inviterede gæster og oplægsholdere	Orientering om at de er meget velkomne til at promovere vores arrangement	De kan hente materialer via formanden og måske via lokalrådets hjemmeside / FB – velkommen til at dele og like billeder og tekst i egne netværk	Tina og Susanne
Pressen (Sjællandske Medier, særligt Sorø Avis og Ringsted Dagblad) Ide: Evt. TV2 Øst hvis de har lyst til TV-dækning eller DR lokalradio???	Invitation til at skrive om arrangementet og være tilstede med pressedækning	Bjarne Stenbæk	Tina (kan evt. få specialinterview)
Borgere på Frederiksberg	Flyer og omdelt materiale Facebook og lokalrådets hjemmeside	Stander hos Skotte & Stentofte på stationen, opslag i Brugsen ud fra avisannonce	Susanne
Borgere på Frederiksberg	Online omtale i diverse Facebook grupper	4180 Sorø, delt og liket af alle lokalrådets medlemmer (særligt bestyrelsen bedes kommentere og videregive i eget netværk!)	Susanne, suppleret af Malene (men det bliver tidligst 4/10), med emner som: nedtælling til arrangementet/husk nu/deadline/du kan stadig nå det…
Frederiksberg Skoles interessenter? Forældreråd, elevråd, forældre generelt	Opslag og ”nyheder” fordelt via Frederiksberg skoles interne netværk og kommunikations-kanaler	Via skolens ledelse/sekretariatet – opslag på skolen?	Tina og Susanne